Het komt regelmatig voor dat je voor een opdrachtgever extra kosten maakt. Denk aan een treinkaartje, een lunch- en/of materiaalkosten. Kun je deze onkosten vergoed krijgen door de opdrachtgever? En hoe zet je deze kosten dan op de factuur? Lees nu ons Knap advies!
De basis
Voor het uitvoeren van een opdracht spreek je een bepaalde vergoeding af. Knap verstandig is om ook afspraken te maken over het doorberekenen van de extra kosten. Het is namelijk logisch dat je de treinkaart, die je nodig hebt om op de opdracht te verschijnen, vergoed krijgt door de opdrachtgever. Deze kosten zet je apart op jouw factuur. Daarnaast zijn deze kosten zakelijke kosten en verwerk je deze ook in jouw boekhouding. De btw mag je terugvorderen en de kosten zijn aftrekbaar van de winst. Dit is de basis, easy as it is!
De factuur
De opdracht is afgerond, het is tijd om jouw Knap verdiende centen te innen! De extra kosten wil je graag verwerken in de factuur. Hoe pak je dit aan?
Alle vergoedingen (reiskosten, lunch etc.) moeten hetzelfde worden belast als de hoofdactiviteit. Stel, je hebt een klus à 21% btw, dan moet je de onkosten ook met 21% belasten. Is de factuur op 9% btw, dan reken je ook voor de reiskosten of andere vergoedingen 9% btw.
Je rekent dus één percentage over het totaal. Voor de kosten pak je het bedrag exclusief btw. Dit is, na het terugvorderen van de btw, het bedrag dat jij ook hebt betaald. Zijn het kosten waarover je geen btw mag of kunt terugvorderen? Dan mag je de prijs inclusief btw gebruiken.
Voorbeeld:
Een veelgemaakte fout
Bij het doorbelasten van kosten worden vaak fouten gemaakt bij de berekening van de btw.
Er wordt bijvoorbeeld wel btw berekend over de dienst, maar niet over de onkosten. Of er wordt over de onkosten een ander btw-tarief gerekend dan over de hoofdactiviteit. Terwijl de basisregel dus eigenlijk heel simpel is: zijn de kosten ondergeschikt aan de dienst? Dan reken je één btw-percentage over het geheel.
Wil jij ook graag KNAP advies? Of extra informatie over bovenstaande onderwerpen? Neem dan contact op met Knappe Koppen administraties. Je kunt ons mailen op: info@knappekoppenadministraties.nl