Als (creatieve) zzp’er is meestal het leukste gedeelte van een opdracht het opstellen van de factuur. Een factuur stel je op voor een product of dienst die je levert waartegenover een vergoeding staat. De meeste zzp’ers factureren zelf, in principe is deze klus binnen enkele minuten geklaard. Een factuur is immers niet gebonden aan een vaste opmaak, wel stelt de belastingdienst bepaalde eisen aan de inhoud. Voor jou hebben we deze vereisten in een Knap rijtje uitgewerkt, met daarbij enkele Knappe tips.
De vereisten voor een Knappe factuur:
– op de factuur staat jouw naam, adres, KvK- nummer en btw-nummer;
– vermeld tevens de naam, adres en btw-nummer van de opdrachtgever;
– voorzie de factuur van een datum en een doorlopend nummer;
– geef een duidelijke omschrijving, met datum, van het geleverde goed of verrichte dienst;
– de prijs vermeldt je exclusief btw;
– vermeld hierna het btw-tarief dat van toepassing is en het btw-bedrag;
– sluit af met het totaalbedrag inclusief btw.
Let bij het opstellen van de factuur altijd op de extra onkosten zoals reiskosten en lunch die je vergoedt krijgt, hierover dien je namelijk ook (het hoofdpercentage) btw te berekenen.
Is jouw opdrachtgever gevestigd in het buitenland vergeet dan niet zijn btw-nummer te noteren. Hier is geen Nederlandse btw van toepassing. Op jouw factuur ziet dit er als volgt uit: waar je normaal gesproken voor jouw diensten een btw-tarief van – bijvoorbeeld – 21% rekent, houd je hiervoor nu 0% aan. Op de nota vermeld je bij de btw-regel vervolgens simpelweg de term: btw verlegd.
Naast de aangifte omzetbelasting kan het zijn dat je ook een extra aangifte ICP moet indienen bij de belastingdienst.
Vergeet niet je rekeningnummer te noteren en vermeld een duidelijke betalingstermijn. Een gangbare betalingstermijn is 30 dagen. Opdrachtgevers stellen het betalen van facturen vaak uit, voorkom dat je lang op je geld moet wachten door een uiterste betalingsdatum op te nemen.
Besteed niet alleen aandacht aan de inhoud, maar ook aan de vormgeving van de factuur. Een factuur moet een duidelijke opbouw hebben, waardoor de klant in een oogopslag kan zien wat er van hem verwacht wordt. Last but not least stuur een factuur altijd als hard copy of als pdf-formaat. Dit om falsificatie te voorkomen.
Mocht jij hulp nodig hebben bij het opstellen van jouw (eerste) factuur? Contact Knappe Koppen administraties voor meer informatie. Je kan ons mailen: info@knappekoppenadministraties.nl